קשה להאמין אבל בשנת 2023 עדיין מדפיסים הרבה מאד פנקסים ידניים. נכון שרבים כבר עברו לחשבוניות הדיגיטליות שיש בהם יתרונות רבים, אבל עדיין לא מעט עסקים מגלים שדווקא הפנקס הידני של "פעם" הוא הנוח ו/או הזול ביותר עבורם. אבל במאמר הזה לא נעסוק ביתרונות ובחסרונות של פנקסים ידניים מודפסים או דיגיטליים אלא במדריך עבור מי שכבר הגיע למסקנה שהוא רוצה פנקסים מודפסים אבל לא יודע מה הוא נדרש.
אז מה חובה בכל הפנקסים?
לא משנה אם אתם עוסק פטור , עוסק מורשה , חברה בע"מ או עמותה על הפנקסים חובה שיהיו 4 דברים:
1. שם העסק כפי שהוא מופיע ברשומות
2. מספר העסק ( לעוסק פטור ולרוב העוסקים מורשים זה מספר תעודת הזהות ).
3. מיספור של העמודים הפנימיים ( שימו לב רק הפנימיים הם חובה. המספור החיצוני הוא עבורכם בלבד למען סדר)
4. המילה מקור ( רצוי גם את המילה העתק אם קיים העתק ).
5. לבעלי רישיון ספציפי ( רופאים , עמותות , מטפלים וכד'.. ) יש סעיף נוסף, חובה להוסיף גם את מספר הרישיון.
ומה עוד צריך להוסיף?
בעיקרון לא חובה להוסיף כלום , אבל כן מומלץ להוסיף פרטים נוספים. זה גם עושה רושם מקצועי יותר וגם יש שם פרטים שלכם שלקוחות יכולים לאתר בכל שלב ( תזכרו למשל, עסקים חייבים לשמור חשבוניות 7 שנים קדימה!! ובאופן כללי אנשים נוטים לשמור חשבוניות). כדאי למשל להוסיף טלפון, כדאי כתובת אם הכתובת קבועה, לוגו וסלוגן , מייל ואתר אינטרנט ולאחרונה יותר ויותר מוסיפים קוד QR לאתר שלהם או אפילו לעמוד מבצעים.
איזה גדלים קיימים?
יש 4 סוגים פנקסים עיקריים , המבוקשים ביותר אלו פנקסי A5 שזה בגודל של חצי דף מדפסת, לאלו שהפנקסים גדולים או רוצים להוזיל מעט ניתן לקחת פנקסי A6 ( שזה חצי מגודל A5 בערך 10/15 ס"מ כמו גלויה ). בנוסף יש פנקסים שהם בגודל A4 כמו דף מדפסת , לרוב מתאימים כחוזה או בפנקסים הנדרשים למילוי פרטים רבים או תיאור עבודה ארוך יחסית.
אוקי אז אמרנו פנקסים בודדים בגודל A6, A5 ו A4 אבל יש עוד סוג פנקס שהוא מאד מבוקש ונקרא פנקסי שישיות. פנקסי שישיות מגיעים כפנקס בגודל A4 אבל מחולק ל 6 יחידות חשבוניות שונות. פנקסי שישיות מוזילים משמעותית את המחיר העלות של חשבונית בודדת וגם נוחים לתפעול. בדומה לפנקסי שישיות יש פנקסי רביעיות שגם הם בגודל A4 שמחלוקים ל 4. נגענו בגדלים העיקריים של פנקסים , ישנם גדלים שונים אבל הם יחסית נדירים, גודל 12/17 ס"מ , גודל 24/16 ס"מ גודל פוליו ואפילו פנקסים בגודל A3.
כמה יחידות חשבוניות בפנקס וכמה העתקים?
הסטנדרט בפנקסים הוא שיש בפנקס מקור+ 2 העתקים ובכל פנקס 25 יחידות פנקסים. המקור יהיה על דף לבן , המקור יהיה לרוב על דף בצבע ורוד ( יש גם כחול וגם ירוק ) והאחרון יהיה בצבע צהוב. את הלבן נותנים ללקוח , את הורוד נותנים לרואה חשבון והצהוב חייב להישאר בפנקס.
אז כאמור זה הסטנדרט אבל יש גם מקור + העתק אחד ( כשאין צורך להעביר לרואה חשבון או לפנקסים פנימיים ) , יש מקור + 3 העתקים ויש אפילו פנקסים שהם רק מקור ( נניח בונים פנימיים למסעדה שלא צריכים העתקים ). ומבחינת כמות כאמור הסטנדרט הוא 25 בפנקס אבל יש גם פנקסים של 50 בפנקס.
מה צריך לרשום על הפנקסים?
בשאלה הזאת אין התייחסות מדויקת בפקודת מס הכנסה אבל מה שברור שחובה לרשום את הסכום לתשלום בחשבונית כמו כן תאריך ובוודאי בקבלות לדייק את התשלום שקיבלנו. רצוי תמיד לרשום את שם הלקוח ובכלל את פרטי הלקוח או לכל הפחות מספר הטלפון שלו, פירוט העבודה מדוייק ככל האפשר , פירוט כמויות , סכום לפני המע"מ וסכום כולל המע"מ. ובפנקסי קבלה את אופן התשלום ופרטים על התשלום. האם שולם באשראי, באפליקציה , בצ'קים , במזומן.
תזכרו שהחשבוניות והקבלות לא נועדו רק לרשויות המס אלא בראש ובראשונה עבורנו בעלי העסקים לעשות סדר, מעקב וידע.
הבנתי את הגודל ומה צריך , אבל לא הבנתי מה אני אישית צריך?
אז נתחיל בסוג הפנקסים אותם מדפיסים הכי הרבה וזה פנקסי קבלה לעוסקים פטורים.
רבים מהלקוחות לא יודעים איזה סוג פנקס הם צריכים ומה נדרש להדפיס בו. חלקם מגיעים מסודרים מהרואה חשבון עם הנחיות מאד מדוייקות אבל רובם לא מודעים ויתכן שאפילו לוקחים סיכונים מיותרים ועושים טעויות שיכולות לעלות ביוקר בעת הצורך , המעקב או הביקורת.
פנקסים לעוסק פטור:
עוסק פטור הוא עסק יחסית קטן או כזה שמשלב עבודה כשכיר יחד עם פעילות כלכלית עצמאית. עסקים כאלה מוכרים ע"י מס הכנסה כעסקים קטנים והחוק מבקש "להקל" עליהם חלק מהפרצודורות הניהוליות והדיווחיות לרשויות השונות. העניין בא ליידי ביטוי בעיקר בעובדה שהם לא גובים מע"מ מהלקוחות וגם לא נדרשים לשלם למס הכנסה את אותו החלק בתשלום שנקרא מע"מ ( מס ערך מוסף) , על כן הפנקסים שעוסק פטור נזקק להם נקראים פנקסי קבלה לעוסק פטור ואין בהם את החלק של המע"מ.
חשוב לדעת, עסק שהוא עוסק פטור אינו מוציא חשבונית ללקוחות שלו אלא אמור להוציא קבלה שאינה כוללת מע"מ רק בעת קבלת התשלום על העבודה שהוא ביצע.
לטובתכם אכן השתדלו לקבל תשלום ישר על העבודה שאתם מבצעים אבל אם אין ברירה ואתם נדרשים ומסכים אתם יכולים להזמין גם פנקס שנקרא "חשבון עסקה".
פנקסי חשבון עסקה אלו פנקסים שבחלק מהמקומות שמשלמים עם תשלומים דחויים ( שוטף 15, שוטף 30, 60 או גם שוטף 120 ) ידרשו מכם על מנת שהתשלום שלכם יקודם בהנהלת החשבונות. הם מקבלים את חשבון העסקה וביום התשלום יבקשו מכם להוציא להם קבלה. כמובן שאתם מצדכם חייבים להוציא קבלה גם אם לא התבקשתם לספקה.
הסוג הבא של פנקסים הם:
פנקסים לעוסקים מורשים ולמעשה הם דומים מאד לפנקסים של חברה בע"מ פרט לעובדה שלעוסק מורשה מוספים מספר ע.מ. ( עוסק מורשה ) ולחברה בע"מ מוסיפים ח.פ. ( חברה פרטית ).
לעוסקים פטורים ולחברות בע"מ יש 3 סוגי פנקסים עיקריים:
1. חשבונית מס קבלה – הפנקס המבוקש ביותר מהסיבה שהוא כולל 3 פנקסים שונים
א. חשבונית מס ( נדרשים למחוק את המילה קבלה )
ב. קבלה ( נדרשים למחוק את המילה חשבונית מס )
ג. חשבונית מס קבלה יחד – הפנקסים מתאימים מאד לעסקים שברוב העסקאות שלהם מקבלים תשלום ישירות בעת הוצאת החשבונית , נכון שניתן גם להשתמש גם כחשבונית מס בנפרד או קבלה אבל זה מסובך יחסית למעקב ויכול ליצור כפילויות שיעלו ביוקר.
2. פנקסי חשבוניות מס, פנקסים שאין בהם את החלק של התשלום.
3. פנקסי קבלות. יש לציין על הקבלה את מספר החשבונית אשר אליה מתייחסת הקבלה ולפרט ככל האפשר על אמצעי התשלום ( מזומן , צ'ק , אשראי , אפליקציה וכד'..)
